Bruxelles: 18 mesi di innovazioni, lavoro e impegno per la comunità del Console Francesco Varriale – di Alessandro Butticé

BRUXELLES\ aise\ - Nei primi diciotto mesi alla guida del nuovo Consolato Generale d’Italia a Bruxelles, il Console Generale Francesco Varriale ha impresso un cambio di passo concreto e misurabile all’azione consolare, traducendo le indicazioni ed il pieno supporto ricevuti dal Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale e le esigenze della collettività italiana in risultati tangibili dalla comunità italiana a Bruxelles.
La riduzione dei tempi di attesa per i servizi consolari, l’aumento del 30% nel rilascio dei passaporti, l’eliminazione completa dell’arretrato AIRE e il rafforzamento del dialogo con associazioni e rappresentanze degli italiani in Belgio testimoniano un percorso fondato su una profonda riorganizzazione interna, sull’uso mirato dell’innovazione digitale e sulla valorizzazione del lavoro di squadra. Riorganizzazione voluta personalmente dal Ministro Antonio Tajani, che a Bruxelles ha passato gran parte della sua vita politica, coadiuvato da due vecchi “brussellesi”, come gli Ambasciatori Francesco Genuardi e Riccardo Guariglia, rispettivamente, Capo di Gabinetto e Segretario Generale della Farnesina.
Un’azione amministrativa che, in stretta sinergia e collaborazione con l’Ambasciatore d’Italia in Belgio, Federica Favi, ha avuto come obiettivo centrale il miglioramento dell’esperienza dell’utenza e il consolidamento del Consolato come punto di riferimento efficiente, accessibile e vicino ai cittadini. In questo articolato colloquio con l’AISE, il Console Generale traccia un bilancio del lavoro svolto nel 2025 e illustra le priorità che guideranno l’attività della sede nel prossimo futuro.
Riduzione dell’attesa per i servizi consolari
D. Console Generale Varriale, il 2025 si chiude con una riduzione significativa dei tempi di attesa per i servizi consolari. Quali interventi hanno inciso maggiormente su questo risultato?
R. Fin dalla riapertura del Consolato Generale, la priorità indicatami dal Ministero degli Affari Esteri e dall’Ambasciata d’Italia in Belgio è stata quella di garantire servizi più fruibili ed efficienti. Dopo una prima fase di monitoraggio è apparso chiaro che fosse necessaria una profonda riorganizzazione dei processi.
Sul piano interno siamo intervenuti con una redistribuzione delle mansioni e un ampliamento delle competenze del personale, promuovendo l’interscambiabilità tra i vari settori. A ciò si è affiancato l’avvio della digitalizzazione dell’archivio consolare e delle procedure, con l’introduzione di un sistema centralizzato per la gestione delle richieste. Ciò ha consentito un notevole risparmio di tempo, una semplificazione dei procedimenti e una riduzione dei rallentamenti.
Sul fronte esterno, abbiamo aggiornato le modalità di ricezione dell’utenza con l’apertura di uno “Sportello Unico per i Servizi al Cittadino”, che ha permesso una gestione più chiara e unificata delle richieste, eliminando la frammentazione tra settori. L’introduzione della prenotazione settimanale per i passaporti e la possibilità di presentarsi senza appuntamento per la richiesta delle Carte d’Identità Elettroniche hanno inoltre migliorato la gestione dei flussi.
Parallelamente, è stato rafforzato il lavoro sulla comunicazione, rendendo più accessibili le informazioni sul sito istituzionale e potenziando la presenza sui social media. In questo contesto, il contributo dei Comites, dei patronati e delle associazioni locali è stato fondamentale nella diffusione delle novità e nella preparazione dell’utenza.
D. Nel 2025 si è registrato un aumento del 30% nel rilascio dei passaporti rispetto all’anno precedente. Come avete affrontato un carico di lavoro così elevato?
R. La riorganizzazione dei processi e la semplificazione delle procedure ci hanno consentito di lavorare a ritmi più sostenuti senza un aumento proporzionale del carico di lavoro. L’impegno del personale è stato determinante: all’incremento degli appuntamenti giornalieri è corrisposto un rafforzamento del lavoro di back office, che ha reso più fluida la gestione delle pratiche durante la ricezione del pubblico.
Le innovazioni sono state introdotte gradualmente, con un approccio sperimentale che ha favorito l’adattamento sia del personale sia dell’utenza e ha permesso di verificarne l’efficacia prima di procedere con ulteriori cambiamenti. Per rispondere alla forte domanda iniziale di passaporti sono stati organizzati open days con aperture straordinarie, oggi non più necessari grazie alla stabilizzazione dei flussi. Anche per le Carte d’Identità Elettroniche è stato necessario ridisegnare alcune fasi del processo, aumentando il lavoro preparatorio.
D. L’eliminazione completa dell’arretrato AIRE rappresenta un traguardo atteso da anni. Qual è stata la principale sfida e cosa cambia ora per i cittadini italiani in Belgio?
R. L’abbattimento dell’arretrato AIRE è stato uno degli obiettivi prioritari. Ha richiesto un’analisi approfondita delle criticità operative e un forte coinvolgimento del personale nella definizione di una strategia dedicata.
La sfida principale è stata lavorare con grande intensità nonostante risorse limitate: il Consolato Generale è una struttura relativamente contenuta, con 27 dipendenti, e l’impegno richiesto è stato significativo. Pur avendo raggiunto un risultato importante, il lavoro non si esaurisce qui. È essenziale mantenere elevati livelli di efficienza e continuare a migliorare la qualità del servizio.
È inoltre opportuno ricordare che l’Anagrafe degli Italiani all’Estero è di competenza primaria dei Comuni italiani, ai quali i Consolati trasmettono le informazioni. I tempi dei Comuni possono variare per motivi diversi; per questo il nostro impegno è accompagnare il connazionale in ogni fase del procedimento, nei limiti delle nostre competenze.
Ci aspettiamo che l’eliminazione dell’arretrato si traduca in un accesso più semplice e rapido ai servizi consolari. Un’AIRE aggiornata è infatti funzionale a molte altre attività, dal rilascio dei documenti alla partecipazione alle consultazioni elettorali.
D. Nel corso dell’anno avete rafforzato il dialogo col Comites e le associazioni e collettività italiane. In che modo questa collaborazione ha influito sul miglioramento dei servizi?
R. Il consolidamento del rapporto con la collettività italiana è per me un elemento centrale, sia per migliorare l’efficienza dei servizi sia per rafforzare la vicinanza tra i cittadini e il Consolato Generale come punto di riferimento sul territorio.
La collaborazione con i due Comites e con le associazioni attive nella circoscrizione si è rivelata fondamentale, non solo nella diffusione delle informazioni, ma anche nel favorire una maggiore sensibilità verso le esigenze dell’utenza, consentendoci di individuare ambiti concreti di intervento.
Il 2025 è stato un anno ricco di eventi e iniziative: incontri divulgativi sulla normativa in materia di cittadinanza, su aspetti pratici della vita in Belgio e su temi più ampi legati all’emigrazione contemporanea. Parallelamente, il Consolato ha sostenuto iniziative di carattere socio-culturale, come la prima edizione della Festa Italiana a Bruxelles e l’evento “Insieme contro la violenza di genere”, realizzati con il patrocinio dell’Ambasciata d’Italia e il coinvolgimento del Sistema Italia.
D. Che ruolo ha avuto il lavoro di squadra del personale consolare nel raggiungimento di questi risultati?
R. Un ruolo fondamentale. Senza l’impegno e la collaborazione di tutto il personale non sarebbe stato possibile conseguire questi risultati. Nel corso dell’anno abbiamo lavorato anche sul miglioramento del benessere interno, favorendo una maggiore alternanza nelle funzioni, che ha permesso di ampliare le competenze, stimolare il confronto e far emergere proposte innovative.
La condivisione dell’obiettivo di migliorare i servizi e garantire una migliore esperienza all’utenza ha creato una sinergia particolarmente efficace.
D. Che messaggio desidera inviare ai cittadini italiani che nel 2025 hanno riscontrato un cambiamento positivo nel rapporto con il Consolato?
R. Desidero innanzitutto ringraziarli. È naturale focalizzarsi sulle criticità, ma il supporto e la fiducia dei cittadini ci hanno permesso di crescere e migliorare. Siamo consapevoli che c’è ancora margine di progresso e intendiamo proseguire su questa strada.
Mi hanno fatto piacere i numerosi attestati di stima ricevuti e desidero rinnovare la nostra piena disponibilità all’ascolto. Stiamo inoltre predisponendo un questionario di valutazione per raccogliere indicazioni utili e individuare ulteriori miglioramenti.
D. Guardando al 2026, quali saranno le priorità del Consolato Generale d’Italia a Bruxelles?
R. La priorità sarà consolidare i risultati raggiunti e rafforzare ulteriormente l’efficienza dei servizi, migliorando l’esperienza complessiva dell’utenza. Continueremo a investire nel dialogo con la collettività italiana, valorizzando la collaborazione con i Comites, le associazioni e le realtà del territorio.
Alla luce della specificità della nostra utenza, che comprende anche numerosi iscritti temporanei legati alle istituzioni europee e internazionali, proseguiremo nel potenziamento dei canali digitali, mantenendo però un equilibrio con il contatto diretto e umano con i cittadini.
Il 2026 sarà inoltre un anno di particolare rilevanza simbolica, con l’ottantesimo anniversario del Protocollo Italo-Belga del 1946 e il settantesimo della tragedia di Marcinelle. In occasione di queste ricorrenze, il Consolato Generale sosterrà le iniziative del territorio, nella consapevolezza che la memoria condivisa rappresenta un elemento essenziale di coesione per la comunità italiana. (alessandro butticé/aise)